Alain Bourgeteau, notre RSSI préféré, nous lance un défi éco-responsable de saison: créer un "composteur numérique de messagerie", pour digérer vos mails plus ou moins vite selon leur importance.

A la sortie, des beaux octets tout neufs qui serviront à autre chose... ou à d'autres !

Recette et autres tip’s : 

• Créer des règles pour diriger vers la corbeille les mails inutiles
• Créer des règles pour classer automatiquement les mails
• Utilisez l'archivage automatique pour nettoyer les dossiers
• Utilisez l'archivage automatique pour vider la corbeille.

Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez pas.

Diminuer les pièces jointes : 

• Plutôt que d'envoyer la même pièce jointe à N personnes, partagez un lien avec OneDrive ou Teams ... mais toujours vers des destinataires identifiés (ça, c'est pour la sécurité ! :-))
• Si vous devez communiquer un fichier de travail pour une réunion, mettez-le dans la réunion (ou mieux : partagez un lien)
• Chaque année, créer un PST et l'archiver sur un support externe (chiffré, pour la sécurité ! :-)) Et ne garder en ligne que le dernier mois.

Maîtriser les contenus multimédias :

• Une vidéo d'une minute, c'est un album de ... 1800 photos !
• Réduisez la résolution des objets incorporés dans les applications office

Considérer la messagerie et les serveurs de fichiers comme des espaces "éphémères".

• Enregistrer les messages que vous voulez vraiment garder dans des répertoires en dehors d’Outlook. Comme c'est fastidieux, ça oblige à se concentrer sur l'essentiel !
• Ranger les documents partagés ou vraiment importants sur des espaces collaboratifs dignes de ce nom (Teams, SharePoint, OneDrive...) : on peut vraiment travailler à plusieurs dessus, et donc ça réduit les duplications (et aussi les mélanges de version !!!).

Version allégée du PST :

Un PST : est un fichier d'archivage pour les mails. Si tu le mets sur ton PC, ça permet de diminuer le volume de données sur les serveurs...

Deuxième effet qui s'coule : au bout d'un moment tu t'aperçois que ça ne sert à rien de garder des mails anciens et tu supprimes le fichier ... pouf !

Troisième effet qui s'coule : au bout d'un autre moment tu t'aperçois que ça ne sert à rien de faire un fichier pour y archiver des mails que tu ne regarderas jamais. Tu supprimes directement les mails anciens (voir le "composteur numérique").