L’enjeu de la gestion de parc est fort mais on cite trop peu souvent des exemples de réussite. On est trop fixé sur les contraintes. Alors, si la gestion de parc est un processus majeur du service informatique de l’entreprise, de quoi parle-t-on exactement et comment revenir sur le process pour viser l’efficacité ?

Qu’est-ce que la gestion de parc ?

La gestion de parc dresse un inventaire, des équipements informatiques de l’entreprise, qu’il s’agisse du « poste de travail » (composé d’une UC, d’un écran, d’une imprimante, d’une tablette, d’une SmartPhone, par exemple), mais aussi de matériels comme un scanner, un projecteur. Et il y a de plus en plus de place pour les objets connectés. Ce que globalement nous appelons les MDOC chez Tibco (Mobilité, Devices, Objets Connectés).

Chaque matériel a sa fiche. Le parc est segmenté par typologie et modèle d’équipement. La répartition peut aller jusqu’à l’emplacement (local ou géographique), voire le rattachement à un utilisateur. Par exemple, dans le cas de la Caisse d’Epargne Bretagne Pays de la Loire (CEBPL), le matériel est affecté à un service ou à un utilisateur.

Côté client cet inventaire sert autant les directions des services numériques que les directions financières.

En d’autres termes, la gestion de parc est une gestion purement administrative du parc informatique des clients. Elle permet de retracer le cycle de vie de chaque produit : de son entrée dans le parc (achat, livraison, installation, réparation) à sa sortie (recyclage ou revente à un broker).

Comment mettre en place le bon suivi ?

Dans le cadre d’une infogérance, en amont de tout projet de gestion de parc, il y a la phase de création du langage commun. Tibco se met d’accord avec son client sur la manière de catégoriser les équipements.

Si un nouveau client avait déjà une gestion de parc qui fonctionnait bien, Tibco l’intègre dans ses bases.

Si le nouveau client n’a pas de base à jour, deux possibilités :

  • soit il est nécessaire de refaire un inventaire global physique sur place. Dans ce cas les techniciens Tibco vont scanner l’équipement ou même l’étiqueter, éventuellement ce pourra être l’occasion d’une première intervention de maintenance ou d’IMAC.

    « C’est l’occasion pour nos hommes de prendre contact avec le client, en local. Tibco joue la proximité. »

  • Soit, à la suite d’un déploiement massif, on intègre le fichier d’inventaire.

A chaque instant, la cellule gestion de parc de Tibco est capable de dire où se trouve chaque produit du parc client. L’acteur de la cellule est l’interface entre le client et la production (logistique, techniciens sur le terrain), gérant les réceptions et les expéditions administratives de matériels. En fait, la gestion de parc est avant tout une gestion de stock. C’est pourquoi, dans de nombreux cas, le stock est géré dans nos plateformes logistiques, ce qui assure la traçabilité pour la gestion de parc.

Quels sont les outils utilisés par Tibco dans la gestion de parc ?

Les demandes des clients sont déclenchées soit via un service desk, soit via l’extranet TIBCO. Contrôlées, elles sont mises en relation avec le parc et alimentent aussitôt les statistiques.

Lors de leurs interventions (maintenance ou IMAC), les techniciens Tibco qui disposent de tablettes équipées de douchette et connectées en 3G à la base du parc scannent l’article. Les données sont contrôlées par la cellule Gestion de Parc de Tibco au siège, cellule qui peut demander des informations ou des contrôles complémentaires.

Si un équipement est commandé par le client, il arrive sur la plateforme logistique Tibco. Il est ensuite installé sur le site et les informations nécessaires sont remontées sur la fiche inventaire. Parfois le client ajoute au numéro de série un numéro d’immobilisation.

En parallèle, au quotidien, Tibco effectue le contrôle de l’état du parc. Le contrôle est parfois effectué par le client (scan réseau) et si des écarts sont levés, on peut envisager un inventaire physique en local.

Pour information, l’équipement est la base de la facturation (UO) pour les contrats d’infogérance Tibco TCO (Total Cost of Ownership – Coût total de possession du poste).

Les tableaux de bord sont produits par le Responsable Service Clients (RSC) avec les outils Tibco, comme le simulateur et TibcoView, sur la base des informations contenues dans la gestion de parc, et plus globalement l’ERP de TIBCO. C’est lors des COPIL que les décisions sont prises pour l’évolution du parc informatique du client.

La valeur ajoutée de Tibco, c’est la rigueur et le pragmatisme de son équipe qui permettent de donner, précisément et à un instant T, un état de la situation du parc informatique du client et de tenir celui-ci informé du moindre mouvement de matériel. La vue du parc informatique permet donc au client de prendre les bonnes décisions sur les actions à mettre en place pour une disponibilité optimale des équipements et l’efficacité des utilisateurs.

Christophe DURANDArticle rédigé par Christophe DURAND, Consultant.

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Pour en savoir plus,

Consultez l’article de Dominique BOULAY :